Anleitung zum Arbeiten mit Textdokumenten
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Anleitung zum Arbeiten mit Textdokumenten
Gesprächige Bilder und andere Geheimnisse von Textdokumenten. Es gibt nicht offensichtliche Merkmale von PDF- und Office-Dateien, die es wert sind zu wissen, wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten.
Es gibt nicht offensichtliche Merkmale von PDF- und Office-Dokumenten, die es wert sind zu wissen, wenn Sie mit vertraulichen Informationen arbeiten. Broschüren, Artikel, Abstracts — die meisten von uns haben es auf die eine oder andere Weise mit Dokumenten zu tun. Er schreibt und bearbeitet sie nicht nur auf seinem Computer, sondern verschickt sie auch per Post an Kollegen oder Bekannte, teilt sie in den Wolken, gibt sie an den Kunden weiter und so weiter.
Und wenn sich in der Datei, die Sie anderen Benutzern zeigen, Informationen befinden, die nicht für sie bestimmt sind, können Sie Probleme haben. Und wenn vertrauliche Daten in einem Dokument bleiben, das Sie öffentlich zugänglich gemacht haben — und noch mehr. Wir verstehen, was wir nicht tun sollten und wie wir es tun müssen, damit es nicht passiert.
Launische Bilder. Oft werden Geheimnisse wie Passwörter im Hintergrund in Bildern entdeckt. Und nicht jede Verarbeitung hilft, sie zu verbergen. Zum Beispiel, auch wenn Sie sehr solide überschüssige Informationen mit einem durchscheinenden Pinsel beschmieren, ist das Geheimnis mit Hilfe von einfachen Manipulationen mit Helligkeit und Kontrast leicht explizit zu machen. Wir haben in einem separaten Beitrag darüber gesprochen, wie man vertrauliche Informationen versehentlich in einem Bild verschmelzen kann und wie man sie richtig versteckt.
Kurz gesagt, um Passwörter, Barcodes, Namen und andere geheime Daten auf dem Bild, mit dem Sie in einem Grafikeditor arbeiten, wirklich zu verbergen, sollten Sie sich zwei Dinge merken. Erstens müssen Sie für den Kitt undurchsichtige Werkzeuge verwenden. Zweitens - Sie müssen das Bild in einem «flachen» Format veröffentlichen, in dem es nicht in einzelne Schichten zerlegt werden kann. Zum Beispiel in JPG oder PNG.
Schädliche PDF-Dateien. Nehmen wir an, Sie werden eine Broschüre an einen Kunden senden und bemerken, dass auf einem der Bilder persönliche Daten eines Kollegen verbleiben. Sie zeichnen ein schwarzes Rechteck darüber - die kostenpflichtige Version von Adobe Acrobat Reader, die Sie im Büro verwenden, ermöglicht es Ihnen.
Leider, wenn Sie das Dokument in dieser Form senden, kann der Vertreter des Kunden immer noch überflüssig über Ihren Kollegen erfahren. Adobe Acrobat Reader ist nicht zum Bearbeiten von Bildern gedacht, und es gibt keine Funktion, mit der Sie ein Bild mit allem, was Sie darüber gezeichnet haben, kombinieren können. Rechtecke und andere »oberflächliche" grafische Elemente können von jedem, der die Datei öffnet, gelöscht oder verschoben werden.
Exportieren von Word in PDF. In einigen Fällen hilft es, das Bild in dem Format zu korrigieren, in dem Sie das Dokument erstellt haben (z. B. in DOCX), und es dann erneut in PDF zu exportieren. So können Sie zum Beispiel ein Bild zuschneiden: Der abgeschnittene Teil wird nicht in das PDF übertragen — und viele verwenden diesen Lifhakom, mit dem Sie das Dokument sehr schnell korrigieren können.
Es ist jedoch wichtig sich daran zu erinnern, dass selbst beim Export die Finte mit dem schwarzen Rechteck immer noch nicht durchgeht. Angenommen, Sie haben einen Teil eines Bildes in MS Word geschlossen und die Datei als PDF gespeichert.
Wenn Sie die resultierende Datei in Adobe Acrobat Reader öffnen, das Bild kopieren und zum Beispiel in das gleiche Word einfügen, sehen Sie... das Originalbild ohne Rechtecke!
Tatsache ist, dass das Originalbild und das gezeichnete Objekt beim Export von Word in PDF nicht zusammengeführt, sondern getrennt voneinander gespeichert werden. Und der geschlossene Teil des Bildes wird nicht gelöscht, sondern bleibt in der Datei.
Microsoft Word ist wie Adobe Acrobat Reader nicht zum Bearbeiten von Bildern gedacht. Es ist also am besten, wenn Sie das zu ändernde Bild in einem Textdokument bemerkt haben, korrigieren Sie es im Grafikeditor und fügen Sie es erst dann wieder in das Dokument ein.
Microsoft Office-Dokumentinspektor. Zusätzliche Informationen können nicht nur in Bildern, sondern auch an anderen Stellen des Dokuments verbleiben. Zum Beispiel gibt es in derselben DOCX-Datei Kopf- und Fußzeilen, auf die nicht jeder achten muss. Sie können auch in Eile vergessen, eine offene Bearbeitung zu akzeptieren, Kommentare, die die innere Küche hervorbringen, oder versteckten Text zu löschen. Und nicht alle Empfänger müssen den Inhalt der Excel-Tabelle sehen, aus der Sie ein Diagramm für den Bericht erstellt haben. Manchmal ist auch der Name des Autors des Dokuments vertraulich. Solche kleinen Dinge in der Datei können viele sein - und es ist sehr leicht, sie zu vergessen.
Um solche Daten rechtzeitig zu erkennen und zu löschen oder zu ändern, verfügt Microsoft Office über einen Dokumenteninspektor. Es überprüft Metadaten (z. B. den Namen des Autors), Kopf— und Fußzeilen, versteckten Text, eingebettete Objekte und so weiter - alles, was wir oben erwähnt haben.
So überprüfen Sie eine Datei mithilfe des Dokumentinspektors in Office 365: Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, wählen Sie Details aus, klicken Sie auf Probleme suchen und wählen Sie Dokument überprüfen aus.
Die Namen der Einstellungen in anderen Versionen von Word können sich unterscheiden.
Wenn der Inspektor sensible Daten findet, schlägt er vor, sie zu löschen oder eine sicherere Alternative zu empfehlen. Wenn Sie dem Dokument beispielsweise ein Diagramm aus Excel als interaktives Objekt hinzugefügt haben, empfiehlt der Inspektor, es als Bild einzufügen, damit der Empfänger es sehen kann, die ursprüngliche Tabelle jedoch nicht untersuchen kann.
Aber mit den Geheimnissen auf den Bildern hilft Ihnen der Dokumenteninspektor in keiner Weise: Er analysiert sie überhaupt nicht. Sie müssen also manuell überprüft werden, indem Sie die oben genannten Tipps verwenden.
"Google Docs" erinnert sich an alles. Manchmal ist es notwendig, Dokumente zusammen mit Kollegen zu bearbeiten. Das PDF-Format für eine solche Arbeit ist unpraktisch: Es enthält nicht genügend Tools für die Zusammenarbeit. Das lokale Word ist auch nicht sehr gut: Wenn Sie die Datei nach jeder Bearbeitung aneinander weiterleiten, ist es leicht, sich in den Versionen zu verheddern. Und es braucht viel Zeit - auch, weil es sich nur abwechselnd mit dem Dokument beschäftigt.
Cloud-basierte Lösungen helfen Ihnen dabei, dieselbe Kopie eines Dokuments gemeinsam zu bearbeiten. Sie haben jedoch eine Besonderheit, an die Sie sich erinnern sollten: Sie zeichnen fleißig jeden Schritt für Sie auf, wobei die Chronik der Änderungen für alle zugänglich ist, die die Datei bearbeiten.
Wenn Sie versehentlich ein Objekt oder einen Text in das Dokument eingefügt haben, der Ihre Geheimnisse offenbart, und es nach ein paar Sekunden gelöscht wurde, bleibt es weiterhin im Bearbeitungsverlauf und Ihre Mitarbeiter können es sehen.
Und selbst wenn Sie alle vertraulichen Informationen aus einer Cloud-Datei gelöscht und erst dann freigegeben haben, kann jeder, der Zugriff auf die Datei hat, den Änderungsverlauf anzeigen und diese zurücksetzen.
Mit "Google Docs" können Sie Änderungen zurücksetzen. Wenn Sie jemanden einladen möchten, ein Online-Dokument mit den geheimen Daten auf den Bildern zu bearbeiten, erstellen Sie eine neue Datei und kopieren Sie nur das, was Sie zeigen möchten. Und bevor Sie den Inhalt der Zwischenablage in ein freigegebenes Dokument einfügen, fügen Sie ihn in eine lokale Datei ein und stellen Sie sicher, dass Sie genau das teilen, was Sie freigeben möchten.
Wie man keine zusätzlichen Informationen in einem Dokument zusammenfasst. Lassen Sie uns zusammenfassen. Damit Kollegen und Bekannte, mit denen Sie an einem Dokument arbeiten, ganz zu schweigen von der breiten Öffentlichkeit, mit der Sie die Datei geteilt haben, nichts Überflüssiges darin sehen:
Überprüfen Sie den Inhalt des Dokuments vor dem Versand sorgfältig. Bearbeiten Sie Bilder und andere Nicht—Text-Objekte in den dafür vorgesehenen Bildbearbeitungsprogrammen. Tun Sie dies mit undurchsichtigen Werkzeugen und speichern Sie sie in Formaten, die keine Ebenen unterstützen — JPG oder PNG. Seien Sie sehr vorsichtig mit cloudbasierten Dokumenten, da sie den gesamten Änderungsverlauf speichern. Selbst wenn Sie ein Geheimnis gelöscht haben, können Sie es aus der Geschichte wiederherstellen. Geben Sie Co-Autoren keinen Zugriff auf ein Cloud-Dokument, das geheime Daten enthielt, sondern erstellen Sie ein neues Dokument und kopieren Sie nur die offenen Informationen dorthin. Überprüfen Sie Word-Dokumente mithilfe des Dokumentinspektors. Cloud-Dokumente können im DOCX-Format heruntergeladen und auch überprüft werden: eine offene Bearbeitung oder, sagen wir, eine Kopf- und Fußzeile in einer Datei aus «Google Docs» wird der Inspektor finden. Seien Sie vorsichtig und machen Sie keine übereilten Handlungen.